如何科学化管理机关事业单位档案

□廖征菊

档案是历史的见证，是时代的珍贵财富。随着时代变迁，其呈现的载体不断发生变化。在大数据全球化、信息全球化的高科技时代，档案管理工作日益得到重视，管理的范围得以拓展，管理的内容逐一完善，管理的方式也越来越系统。机关事业单位档案管理工作面对科技高速发展的挑战，需要针对当前档案管理工作中存在问题，勇于创新档案管理的方式方法，科学化管理档案，更好地发挥档案的价值。

一、档案分类规范化管理意义重大

机关事业单位档案管理不仅包括单位职工的各项信息，还有单位在发展过程中的各种资料。档案管理首先要做好信息资料汇总和梳理，这对单位的发展有着至关重要的作用。利用个人信息资料，完成人事调动，实现单位人力资源的优化配置；利用单位发展历程中所取得的成就和各项工作的总结分析，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到相似案例有效地处理问题，让单位工作良性发展。其次要做好信息资料筛选和归档，把资料规范分类。机密文件要进行秘密保管，根据档案被销毁的年限进行归档以及存放，对于重要文书的归档，要格外注意文书的防潮和防虫管理，将档案存放在适宜的环境条件中。

二、档案管理科学化还存在问题短板

实现档案管理服务科学化高效化，就需要补短促长，善于发现问题，及时发现问题。经过调研走访和观察发现，当前各机关事业单位的档案管理普遍存在三个方面的短板和差距。一是业务人员水平还有差距。兼职从事档案管理工作的比例不低，相当一部分档案管理从业人员没有机会参加正规培训，对档案管理的要求、指标以及一些具体业务不熟悉，不能准确、快速地掌握档案管理中的新技术及新技能。二是对档案管理的认识有差距。部分同志包括个别领导同志认为，档案管理不是本单位的核心业务，只需要做好基础，不遗失、不泄密就行。三是档案资料不完整齐备。由于部分档案管理人员的业务水平不高、精力不够，导致一些重要档案的收集不完整，存在一些关键资料的漏项、缺项。

三、档案管理科学化的路径思考

科学化管理档案，能让领导层全面了解单位的发展状况和职工的基本情况，有助于做出更加正确的决策。

（一）不断更新管理理念

大数据时代，档案类型发生了天翻地覆的变化，要进行科学化的管理，就需要转变传统的管理思想，不断更新管理理念。采用科学化的管理，首先要加大力度支持科学化管理模式的运用，在机关事业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分拓展档案的存储空间。投入一定的资金，进行传统档案室改建，加大电子档案管理使用的设备和软件投入，实现单位档案管理全覆盖。积极开发利用档案管理信息化系统，实现电子档案自动化管理，实现档案管理的高效性。

（二）不断优化管理方式

传统的档案材料多是纸质档案，需要人工注册与分类上架，管理效率不高、检索速度较慢、资料存储占有空间太大，此类资料利用得少，仅仅发挥了保存的作用。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，把重要纸质档案转成电子档案，编制目录，方便查询，实现档案资源共享。当下，很多机关事业单位档案管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上见效，从而提升科学化档案管理的水平。把单位的信息按时间、事件集中细分，根据信息化数据系统纵横集成，替代传统的目录编制、信息储存以及类型划分等档案管理工作，有利于提高档案管理工作的效率，杜绝信息错误的现象发生。

（三）提升人员素质

档案工作人员是档案信息化建设的主体，在工作中保质保量地完成档案的统计、整合、检验以及搜集等工作，其信息化操作手段，对我国事业单位的档案管理工作有着至关重要的影响。提升档案管理人员的综合素质是有效促进档案电子化建设的必要前提。在推进档案管理信息化建设的同时，首先要把档案管理当作单位重要工作来跟进。加强档案管理人员的思想教育，使其及时更新管理理念，从根本上转变传统的档案管理模式，端正工作态度，落实工作细节，合理整理归类，及时更新信息资料，单位人员流动时，做好档案管理工作的交接。其次加大档案管理人员的培训力度，积极提升自身的信息化操作能力，要具备合格的计算机操作及网络应用能力，对复杂的信息数据进行分类和有效整合，以使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，进一步提升单位的档案管理信息化层次，最大限度发挥作用。积极学习电子档案管理技术，使电子档案管理系统的风险降到最低。

（四）健全管理制度

机关事业单位要不断总结和完善管理经验，建立健全适合本单位的档案管理制度，做到以国家法律、政府要求为基本的规范指导，严格执行管理制度，使得档案管理科学化发展。一是明确责任化制度，对档案管理人员进行专人领导，分级管理，明确各岗位工作人员的职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，互相监督，杜绝违法违规行为出现。二是落实条理化制度，各单位应当成立专门的档案管理工作小组，对档案管理工作制定详细计划，保证档案管理工作有序开展。同时，根据制度要求分类管理档案信息，确保档案管理工作更加规范。三是确保安全性制度，传统的纸质档案，易受保存环境中如温度、湿度等不利因素影响，出现虫蛀、变色、粘连破坏现象，在经常查阅中易破损，电子档案保存方便，便于提取和利用信息资料，但其保密和安全工作责任更重。严格监管计算机，在确保不存在病毒的情况下进行建档，安装防护功能极强的正版杀毒软件，实时监测计算机，及时处理安全隐患，安装防火墙，抵挡黑客攻击或者病毒入侵，确保电子档案不会被盗取或者篡改。正确管理电子档案，管理工作人员应当及时对新增档案进行备份，定期对电子档案设备进行检查维护，对管理系统中存在的漏洞及时修复，对相关管理软件进行及时维护、升级、更新。

总而言之，档案管理信息化建设是至关重要的，这既是时代发展对于档案管理工作提出的新要求，也是单位档案管理改革的必然。电子档案管理能够大幅度提升单位档案管理效率及管理质量，对单位的发展也具有一定的积极作用。因此单位领导层与档案管理人员都要转变管理理念，全面重视信息化管理建设，加大电子档案管理人力物力投入，进而使档案管理工作规范化、科学化。

（作者单位：资阳市关心下一代基金会办公室）

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