“网格化”管理让后勤保障无“死角”

□本报记者崔葳通讯员陈江宁

2013年12月31日中午,淄博职业学院后勤服务管理处处长孙启桐抓紧利用中午吃饭的时间去校门口察看了一起小范围的断电故障,因为是校外线路问题,并没有对校园产生影响,问题从发生到解决前后也就用了不到20分钟。在电梯里,他告诉记者,如此快速的反应速度得益于学院现在实行的后勤保障“网格化”管理模式。

“网格化”管理就是根据属地管理、地理布局、现状管理等原则,将管辖地域划分成若干网格状的单元,并对每一网格实施动态、全方位管理。高校后勤保障工作涉及的范围广、内容多、事情杂,为了有效开展工作,该院后勤服务管理处的同志们从2013年3月底开始,通过无数次调研论证,反复进行现场考察,提出了以“网格化”管理促后勤保障工作精细化的思路。他们首先对部门现有的60个工作岗位、32个工种进行了认真梳理,并逐一明确了相应的工作职责,在界定任务、核定标准的基础上,又对学院3个校区的后勤管理现状进行了细致的调研,确定了“紧扣实际、便于执行、重在日常监管”的原则,结合各区域内的楼宇布局、功能分类、道路和场地面积等,将每个校区划分为3个基础网格9个细化网格。划分网格之后,他们根据现有工作人员的特点,经过研讨确定了“主管层——推进层——落实层”三级管理体系,并在最关键的“落实层”组建了一支由9名网格员、1名设备专管员组成的管理团队。他们每天都要对所管网格进行至少2次全方位的督查和摸排,实地了解和检查网格内后勤保障、物业和绿化企业服务质量、应急和专项维修施工、设备设施运行维护、环境卫生保持等5个方面实际存在的问题,并填写记录表,定期汇总上报,突发紧急情况和临时性任务随查随报。

为便于执行并确保实施效果,后勤服务管理处精心制定了“网格化”管理的整套运行控制文件,确定了“每日检查记录”、“企业整改反馈”、“隔日复查评价”、“应急处置汇报”等四大运行机制,并同时在检查、整改、反馈、复查等方面提出了严格的要求:小整改立即做、中整改不过夜、大整改有计划。

如此严格的标准需要由一支高素质的队伍来执行。为提升员工的业务能力和综合素质,他们通过集体学习、个人自学和交流研讨相结合的方式不断强化学习,并有计划地安排网格员培训,定期点评阶段工作开展情况,分析工作中存在的不足,不断提升网格员的执行力。在学习过程中,网格员们还结合工作实际对自己所在的网格特点进行了深入的分析,形成了有自我特色的监督检查办法,使得学院后勤工作真正实现了高质量的保障。

现在,该院后勤服务管理处已经在不断总结分析的基础上,根据各项工作特点逐步在能源管理等其它各方面的工作中推进“网格化”管理,并取得了明显效果。与此同时,他们还将“网格化”管理所采集到的数据与服务企业工作考核挂钩,适时研究出台了可操作性强的奖惩机制,员工的责任感进一步增强了,服务企业整改反馈也更为及时迅速,后勤保障不再有“死角”,整体校园面貌焕然一新。

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