国有企业如何提高督查督办效率和质量探析

□刘斐然 曾寒

国有企业在向市场化转型的过程中，要实现快速高效发展目标，笔者认为在强化业务发展水平的同时，也应该强化“内功”，抓好综合行政管理工作。在综合行政管理工作中，做好督查督办工作是提升企业综合管控执行力，保障企业各项重点工作得到有效落实以及确保各项决策部署高效执行的重要手段。

一、国有企业办公室督查督办工作现状

通常情况下，企业办公室督查督办范围一般包括：会议议定事项会后执行情况、上级部门来文、来电交办事项；上级领导交办的重要任务；公司重大决策和重要工作部署；公司主要领导批示、交办的事项等。

（一）当前督查督办工作存在问题

在企业各承办部门反馈工作落实情况时，存在以下问题：一是不按时间节点进行反馈；对于完成进度，个别部门不催不办、反复催办、超期反馈。二是反馈内容没有做到要求的全面、真实、准确、简洁、一事一答复。三是在反馈完成情况时，部门负责人不重视、不把关，反馈情况质量不高。

（二）原因分析

1.效率不高。督查督办工作往往是督办人依靠与承办部门多次对接了解工作进展情况，会造成彼此的时间浪费。督办结果需要对承办部门反馈的情况重新梳理总结，对比进度计划，得出结论，工作周期较长。

2.效果不佳。因督查督办工作带有一定的监督性质，承办部门对督办工作的支持力度不足，存在疲于应付的态度，所反映的工作进展情况真实度不足。督查督办人员会因其他业务繁忙而压缩督办时间，也会存在督办工作流于形式的现象等，导致督办效果不佳。

3.专业性不强。针对某些专业性很强的工作，因综合办公室督查督办人员对该项工作所涉及的专业领域知识了解不够，很难确定该项工作推进的难点是什么，影响进度的关键因素是什么，更难以准确判断总体进度。

二、提升办公室督查督办工作质效的两个思路

（一）优化现有管理模式

1.遵循原则。办公室对督查督办事项，要结合公司发展战略和推动重要战略实施的关健问题及举措开展督查督办；将某个会议议定事项或其他重要事项立为一个督查督办的项目，避免出现多而杂、失去重点的现象；区分轻重缓急，对不同级别任务分别明确具体督办方式、时限和督办频率，做到有的放矢。

2.明确流程。充分利用好督办通知，明确督办部门、办理时限和工作要求等具体内容。承办部门根据要求落实督办事项，制定工作计划，按工作计划时间节点推进工作，办公室作为督查督办部门要充分运用现场查看、督查调研、听取工作进度说明等方式进行跟踪。各承办部门要按办公室的要求反馈工作进度，办公室汇总督办情况，并及时将结果向领导报告。

3.闭环反馈。督查督办工作是一项有始有终的工作，必须实现闭环管理，做到计划办理、定期反馈、审核结项、考核评价。

（二）采用信息化管理模式

在网络信息时代，利用互联网技术和信息化手段提高督查督办效率和质量显得尤为重要。当前，业务流程管理（Business Process Management,BPM）系统是在大型企业应用较为广泛的现代企业信息化管理系统，如果将督查督办管理纳入BPM系统，将能在办公室履行督查督办职责过程中发挥极其重要的作用。

1.工作督查督办管理BPM系统实施路径。该系统主要分为五个操作角色：部门计划管理员、部门员工、办公室督查督办人员（系统管理员）、审核审批人员。各部门确定一名计划管理员，根据工作动态，在系统中汇总和填报该部门的待办事项执行情况。部门员工对自己所负责的工作进展动态及时填报并上传系统。办公室督查督办人员负责构建待办事项库，负责催办和收集各承办部门承办事项执行情况的反馈。审核审批人员主要负责承办事项的审核审批。

2.工作督办管理BPM系统的主要优势。（1）提高督办效率。该系统可实现办公网络化、自动化，与无纸化办公平台（OA系统）有机融合，提高了工作开展的便捷性，实现高效督办。（2）结果真实准确。各业务部门填报的工作进展动态和提交资料均须经过部门领导审核，上报工作完成情况的真实性大大提高。（3）提升工作自觉性。该系统有自动考核功能，若各承办部门在规定时间内未及时填报工作情况，系统将自动曝光并提醒全员，提升承办部门工作自觉性。

三、结语

笔者认为，推进国有企业改革，不仅需要对项目运作模式和战略发展思路进行革新，也应该同步提升综合行政管理水平，切实提高企业运转效率，实现企业的精益化、现代化管理。

（作者单位：宜宾市城市和交通工程建设集团有限公司）

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