浅谈档案信息化建设的路径与趋势

档案是国家重要的基础性信息资源,档案信息服务具有资政、维权、育人等重要作用。随着信息技术的高速发展,不仅社会发展深受影响,档案资源利用服务领域也发生了显著变化,档案信息化建设成为一项非常重要的基础性工作。

一、档案信息化建设的发展历程

为了不断适应信息社会发展形势,各级档案部门积极推进档案信息化建设,采用信息技术改造传统的档案管理方法与手段,提供高效快捷的档案利用服务。从档案信息化建设的发展来看,大体可分为三个发展阶段:

第一阶段,档案信息化建设全面启动(从80年代末到2000年前后)。以各档案部门配置计算机、网络等设备,开发档案管理软件,开展档案目录数据库建设为主要特征,由于当时的网络、计算机速度低,存储小,应用面窄,档案软件的功能有限,一般是传统档案管理的辅助工具,案卷、文件的机读目录量也不过几万、十几万条,用于辅助立卷归档、目录检索查档、统计报表管理等工作。

第二阶段,档案信息化建设高速发展期(2000年前后到2010年末)。随着国家信息化战略实施,尤其是全国电子政务建设快速推进,以全面开展“三网”(即局域网、政务网、互联网)、“三库”(即目录、全文、多媒体数据库)与档案信息网站建设为主要特征,由于网络、计算机等成本的大大降低,各档案部门逐步配备了联网终端,实现了办公自动化与档案工作的网络化管理；档案目录库建设规范化、集约化,查准率极大提高。结合政务网建设,档案部门构建信息查阅发布平台,开拓了网上档案信息资源服务的新途径。

第三阶段,档案信息化建设全面提升期(2011年以来)。随着社会信息化、网络化环境日趋成熟,数字档案馆(室)建设质量全面提升,以贯彻执行中办国办《电子文件管理暂行办法》与国家档案局《数字档案馆建设指南》等文件为标志,各地数字档案馆(室)建设逐渐形成高潮。馆(室)藏档案数字化已成为各级档案部门的基础性工作,逐步实现了数字档案的网上查阅利用,查档效率与为民服务水平显著提升。档案部门在网站上开发社会关注的各种民生档案专题数据库,探索利用微博、微信等新媒体创造查档服务新模式。

二、档案信息化建设面临的问题

在当今信息社会中,人们记录历史、利用档案的形式与载体都发生了翻天覆地的变化,新情况、新问题层出不穷,如电子文件没有归档、电子档案没有进馆,会危及国家历史和地方记忆的延续；档案信息安全隐患问题事关党、国家安全与社会公众利益；档案信息网络化利用水平不高直接影响政府信息公共服务能力,等等,档案信息化建设面临着新的巨大挑战。信息技术的创新大发展,为档案部门根据问题导向加快档案信息化建设、促进档案管理与服务水平质的提升创造了条件与新的契机。利用物联网、云计算、移动互联网、大数据分析等信息技术,将区域内的档案、档案信息資源、档案部门、用户都连接起来,建设高效、快捷的档案管理与档案信息服务体系。

三、档案信息化建设的发展趋势

(一)基础设施集约化。各地积极探索推广电子政务基础建设的新模式,电子政务云平台建设是帮助档案部门降低技术瓶颈的有效举措。除涉密、核心档案信息数据库管理系统外,档案部门将各个档案应用服务系统迁移政务云平台,可大大减轻配置设备、运行维护、数据备份、安全防御、应急演练等技术工作量,消除部分档案部门信息化建设经费、技术力量不足的难题。同时,各机关单位与档案部门的信息系统汇集于政务云平台,将打破网络篱笆及设备设施的制约,档案系统能够对接各单位,保障电子文件接收与管理工作规范、顺畅地推进。

(二)档案管理智能化。随着信息技术的发展,档案领域各种智能化设施不断涌现,如智能密集架、智能温湿度控制设备、门禁系统、RFID芯片控制系统等逐步应用到档案实体以及库房建设与管理之中。档案管理智能化就是采用物联、网络等技术在档案建筑中实施智能布线以及电子感应配置,对照明、消防、温湿度控制、安保监控门禁、广播与视频系统、档案密集架等方面智能化控制,对档案实体采用RFID技术电子化控制。随着物联技术的完善成熟,档案实体管理将纳入智能化网络体系管理,极大地提高档案管理工作效率,实现更高效的智能化管理。同时,电子档案管理成为新常态。

(三)档案信息服务智慧化。智慧城市建设已在智慧交通、智慧医疗、智慧社保、智慧环保等领域迅速发展,让社会公众享受到了智慧信息服务的方便快捷。而这些智慧项目建设中形成的电子信息涉及重大公共利益和民生权益,亦应成为各行业部门归档并长久保存的电子档案的重要内容。大量电子档案的收集与管理将极大丰富馆(室)藏档案信息资源,使得档案利用不再是目录检索和全文浏览的单一的利用方式,运用数据分析、数据挖掘等大数据技术已可行。运用大数据技术管理海量档案信息数据,能够做好各种形式、种类的档案信息资源的深度整合、挖掘与开发。同时,在现有档案信息发布网站的基础上,建设移动档案信息服务中心,以移动用户为中心,通过微博、微信发布,让更多的手机及移动终端用户享受到方便、快捷的一站式档案信息服务。

(文登区档案局乔玲)

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