对完善不动产登记档案管理的几点思考

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中具保存价值的历史记录，主要记载形式为不动产登记簿，包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。

不动产登记档案在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用。然而，由于不动产登记职责长期分散在国土、住建(房管)、林业、农业等部门，在不动产统一登记推进的过程中，要面对的是不动产登记档案管理机制不同、归档标准不一、档案信息管理系统各异、规范管理工作发展不平衡复杂的现状。

不动产登记档案与普通的档案有其特殊性：

数量大、种类多。不动产登记档案包括土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案，尤其是房地产登记发证，面广量大，涉及城镇、农村的千家万户，这些材料经过立卷，在一个区的数量就可以达到几万件，而其载体多种多样，包括文字、图、表、录音、录像、磁盘等。

跨度大，周期性长。土地管理中有些业务活动历时较长，往往跨年度才能完成。土地利用现状调查、城镇地籍调查、土地利用现状调查、城镇地籍调查、土地登记发证等工作，有的跨度一二年才能结束。

具有动态性。不动产登记档案形成后，房与地的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断的转移和变更之中。

目前，不动产档案整合管理中主要有以下困难：

材料不完整，数据存在准确性、真实性问题。部分地区历史不动产登记档案确实存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题，身份信息、门牌缺失以及档案杂乱无序等问题。

数据库整合技术欠缺，数据不够完善。推进不动产统一登记，有一个对原单位档案数据库对接整合的过程，由于技术问题，这个过程中有时会出现数据挂接错误，比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押状态，一幢房屋已办理完成分割登记，但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等等。

由于种种原因，目前还有不少地方不动产登记档案管理打桩落后，我们的登记档案现在已实现数字化，并且纸质存档管理也在优化，战时无法实现资源共享。档案多部门存放。目前有些地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门，群众需要跑多个部门查询，很不方便。分散在各部门的不动产登记档案数量大，历史跨度长，动态性强，如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联，需要统筹规划。

不动产登记档案的整合，目前一般分3个阶段实施。第一阶段理顺关系，摸清分散档案的情况，清理档案资料；第二阶段整合现有档案，规范电子文档，建立电子文档数据库，逐步实现集中统一管理；第三阶段全面规范档案管理，建立完整数据库，实现不动产档案以传统管理为辅、信息化管理为主的转化，实现模拟档案库的建设。

完善不动产登记档案管理，应主要从以下几点入手：

规范操作流程，安排人员流动。整合、优化不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建分工明确、协调一致的管理机制。根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，并在申请、受理、审核、审批，到最后缮证、发证、归档的整个工作流程中适当进行人员流动。

建立统一信息平台，健全网络风险防范机制。以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统，实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务，启用模拟档案库”等功能，同时严格保护数据，注重网络风险防范，坚持异地备份。

构建不动产登记档案数据中心。如今，互联网信息技术发展突飞猛进，大数据时代已经来临。我们应充分利用这个高科技环境，为不动产登记档案构建一个基于计算机网络环境的，管理一体化、资源数字化、服务网络化的数据中心，实现安全传输、充分共享，为社会提供多维的、一体化的信息服务。

培育高素质人才队伍。在数字化时代，档案管理更为需要技术型人才。如今，在部分地区，档案登记管理方面缺乏对口人才且设备落后，尤其是仍停留在纸质存档的地方，档案数据信息不准确、信息滞后，为不动产统一登记工作的后续正常开展，造成了许多困难与麻烦。因此，为了加快登记档案整合和集约化管理，不动产登记部门应重视专业技术人才的引入和培养，应组织不定期的业务培训，帮助现职工作人员及时更新、增长专业知识，同时还要创造条件，引入熟悉数据处理的专业技术人才。

(作者系铜川市房产交易所员工 张钰)

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