浅谈档案管理现代化进程中存在的问题与建议 山东省京剧院 周晓茜

档案不是历来就有的一种社会现象,它是在历史进程中由各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的,是一种保存备查的文件,有着多种多样的记录方式和载体。随着知识经济的迅猛发展,计算机、网络、声像等各种新技术被广泛运用于各个方面,新型档案文件的收集、整理、归档、存贮等都需要运用现代化的管理手段,才能适应现代科技的发展。

一、现代档案管理中存在的问题

1、档案管理标准不统一在信息技术的飞速发展下,我国档案管理的现代化也取得了较快的发展,但依然存在弊端,例如档案管理工作标准化程度不统一。由于历史等方面的原因,一些单位在进行档案管理时,具有体系复杂,管理松散等问题,导致管理水平有较大差异。现代化的档案管理软件没有统一的标准,传统的一些系统安全维护手段缺乏时效性,致使数据不够完整,档案管理的标准化程度不一致。

2、部分档案管理人员专业知识不够过去,档案管理工作都是手工完成,不少单位档案管理人员身兼数职或是年龄较大,精力有限,对新形势下档案管理工作内容和性质的变化了解不深,接受能力不强。从新形势下档案管理人员的配备情况来看,部分档案管理人员依然是以兼职的形式参与工作。这些人员所学的专业往往与档案专业联系不大,在档案管理的过程中,这些人员常表现为对相关业务不了解,无法按照档案管理规范要求完成档案的收集、归档及保存等工作,这样在很大程度上影响了档案管理的规范性。档案管理的规范化是需要高水平专业人才的支持的,不断丰富档案管理人员专业知识才能够加快档案管理现代化的进程。

3、档案基础设施不完善在档案管理的现代化进程中,诸多单位依然以传统的纸质管理为主,由于档案室建设时间早,条件较差,档案室不仅面积小,而且设施陈旧,保管条件差,基础设施不完善。随着时代的发展,早期的档案室不能适应档案管理的现代化需求,存在安全措施不到位,档案室建设本身不够规范和标准的问题,档案室的自动化和数字化水平也很低。

二、促进档案管理现代化的建议

1、档案管理标准化、科学化在档案管理工作中,要想真正的实现档案管理工作的标准化,就需要制定一系列切实可行的管理标准,确保档案管理的秩序,这是实现档案管理现代化的一个重要前提。同时,档案管理中应体现管理科学化,借鉴现代科学的管理论与方法,在科学管理原理的指导下,以档案工作的客观规律为依据,研究和处理档案管理工作中遇到的各种问题,提高档案管理的有效性和科学性,更加充分地发挥档案资源的作用。

2、加强档案复合型人才培养在新的信息技术环境下,档案管理的现代化发展对档案管理人的综合素质提出了新的要求,要做好档案工作,既要责任心强,有较高道德水平和职业素养；又要在掌握新技术,熟悉档案专业知识,这样才能培养出复合型人才。档案管理人员个人应及时调整自身的知识、能力和素质结构,以适应飞速发展的档案管理现代化的需要。所在单位还要重视档案管理人员的培训工作,如派档案管理人员参加由专业老师、教授开设的档案管理课程,通过教育培训,使管理人员逐渐拥有全方位的能力,能够应付现代化档案管理中存在的各种问题。

3、加强档案管理硬件设施的建设要加大对档案管理现代化设备等方面的投入,在建设或改建档案室时,必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施,根据实际需要充分发挥电脑、监控设备、空调等设备的作用,这样不但能保证档案的安全,还能更好的保证资料安全性。另一方面,档案管理室应配置计算机、答应及、扫描仪,以及研发使用各种档案管理软件,不断完善各种办公自动化设施的购置,为档案的收集、报关、利用等提供便利。

三、结束语

档案管理现代化是一项复杂的系统性工程,也是一个循序渐进、日积月累的过程。档案管理工作的现代化不仅是设备和技术的现代化,更需要广大档案管理人员综合素质的不断提高。实现档案管理的现代化是现代社会发展的必然要求,为实现这一目标,档案管理人员应不断加强学习,提升自身综合素质,积极探索和实践,满足社会对档案资源利用的需要。

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