小档案服务大民生

本报记者 王美莹

资政惠民是档案工作永恒的主题。

据了解，自2008年5月1日，文档服务中心成立至今已接待查阅者8000余人，调阅文件21000余件，为3000多名下岗职工及时办理退休及劳动保险手续，提供了有利的档案原始证明材料。

“文档服务就是要让死档案变成活信息，特别是让‘政务信息\’成为政府密切联系群众的纽带。”市档案局文档服务科科长刘克平认为，“文档服务中心”就应该是这样一个便民服务新平台。中心成立两年来，市档案局通过改善服务方式，提高服务质量，提高服务效益等途径，加强档案的服务和开发利用，制定了《日照市文档服务行为规范》，实行服务承诺制、首问责任制、定期回访制，并建立社会监督机制，通过设立监督投诉电话、市民留言簿、意见反馈卡等形式，不断改进和完善文档服务工作。文档中心还向社会公开服务电话，利用电话进行咨询和代查服务，到目前，中心已提供电话查询3000余人，群众满意率达100%。

“服务好还不够，”看着群众100%的满意率，市档案局局长梁作芹欣喜之余又对档案服务中心提出了新的要求，“要做到老百姓查什么文件，我们就要有什么文件。”着力服务民生，文档信息服务中心进一步加大政务公开信息的收集力度，及时关注社会热点重点问题进行重点收集，利用新闻媒体及时收集，运用现代手段网上收集，根据利用需求定向收集，进一步充实中心各项文件法规。目前，文档服务中心已汇集政府公开信息20000余份，法律法规、制度汇编1000余册，地方特色资料600余册。

以“服务社会，服务民生”为主题，市档案局选取了近年来最新出台、利用率高的惠民政策汇编了《民生政策汇编》，收录了2006年至2008年600余篇与城乡居民切身利益相关的政策文件，内容涉及财税金融、城市建设、国土环保、医疗卫生、计划生育奖励扶助等。目前，2009年民政政策汇编也已初步完成。

为方便群众便捷查档，市档案馆积极推进档案信息化建设，让档案“现代”起来，逐步完善政府信息公开数字档案工作基础建设。目前该局“文档信息服务中心”拥有面向全部馆藏的90万条档案机读目录数据库，160万页档案原文数据库，5000余幅照片档案数据库，1.5万件现行文件数据库及8000多分钟反映全市重大活动和重大事件的多媒体档案数据库，并在日照政务网、日照档案信息网公布现行文件和部分已开放的档案，进行开架阅览、网上查询等。

着力服务民生，市档案馆在开通数字档案馆的基础上，还进一步深化信息化建设内涵，将馆藏档案中涉及到个人的档案，以姓名、籍贯、工作单位等要素作为主要著录条件，以个人信息为主要检索对象，建立了馆藏人名档案数据库，使档案查找时间由过去的一两个小时缩短到几分钟。目前文档中心已建立人名信息12万余条，数字化档案70余万页。

在做好窗口服务的同时，文档中心还不断延伸服务链条，积极组织开展了 20多次“送政策信息，文档服务进社区”、“送政策下乡，为三农服务”、“文档服务赶大集”等活动，现场为群众提供近期出台的与老百姓生产生活息息相关的最新政策信息服务，把与百姓生活联系密切的政策信息送到老百姓手中，使“红头文件”与百姓“零距离、面对面”接触。 

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