房地产企业档案管理信息化建设问题探究

蒋爱军青岛市崂山区不动产登记中心

[摘要]随着当今社会经济飞速发展,信息化技术的快速发展,也正是由于信息化技术的有效应用,社会和经济呈现出新的格局。在新形势下,要想提高档案管理的服务水平和效率水平,那么加强企业档案信息化建设是十分重要的,也一定会成为今后时代的趋势。其中,房地产档案管理信息化建设不仅关系到房地产行政管理部门的管理方式和服务模式的转变,也影响着城镇化进程推进速度。本文通过分析房地产企业档案信息化管理中存在的问题,分析企业信息化建设过程中存在的部分问题,并提出相关建议以更好地服务于企业的生产经营。

[关键词]企业档案管理信息化

一、档案管理信息化概念及其意义

(一)档案管理信息化概念

随着社会信息化进程的加快和社会主义市场经济的发展,大力开展和利用现代企业档案信息资源是企业积极参与市场竞争的必要手段,也只有这样才能逐渐适应市场的需求[1]。

近些年来,我国房地产行业快速发展,房地产档案管理信息化的重要性日益明显。传统的房地产档案管理工作的理念、方式已经难以适应现代房地产行业的特点,档案管理工作在新时代具有了新的特点和挑战。在房地产企业档案管理工作中,若积极运用计算机科学技术,便能够将房地产管理工作朝着科学化、效率化方向发展,有利于相关企业档案信息的管理和查询[2]。

房地产档案管理的信息化是指通过利用计算机对企业档案文件进行一系列扫描、数据化,并以图形、文字等方式将档案转换为数字化格式进行存储,然后通过网络实现管理最终实现资源共享的过程。所谓的信息化是通过电子计算机将传统纸质媒体的档案信息转换为网络和数字信息进行管理[3]。主要包括以下几个方面:

1.数字化的档案信息。档案管理信息化的基础是档案信息的数字化,只有档案信息管理好,才能保证企业工作的正常运行。我们常用的档案管理方法,主要基于传统的纸质文件管理[4]。为了便于通过计算机直接管理,我们需要通过电子扫描将传统文件转换为数字形式,在平时的工作中,我们可以实施的办公方法就可以多样化,无纸化办公显得更为简便,存档的文件和材料主要是电子版的形式。

2.档案的自动化检索。以往档案管理方法,主要是依赖于档案检索卡片,它是借阅者检索信息的渠道,然而阅览室中大量的卡片检索其效率必然是很低,费时费力且难以找到需要的资料,相比之下,利用客户端的方式从数据库检索数据的效率显然优于传统的检索工具,用户通过网络检索的方式查阅档案资料更加快捷方便。

3.档案信息的网络化应用。计算机网络技术的优势突出在档案信息管理过程中,其主要应用在数字化档案资料,自动管理档案资料等,网络化的优势不仅在于它能够快捷搜索相关档案资料,并且信息的可靠度也非常高,存储量大,这些都极大地提高档案的管理效率。

(二)企业档案管理信息化的意义

随着市场经济的发展和现代网络、信息化技术的发展,企业档案管理信息化成为了时代的产物,企业档案管理的职业化、专业化是企业档案管理适应市场经济的需要,这样才能使得企业充分的参与市场竞争,在竞争中处于有利的地位。企业档案管理朝着信息化发展对提高企业管理效率、提高企业竞争力能够提供很大帮助,对于企业的长期发展战略具有十分重要的意义[5]。

1.利于保护档案原件。通过企业文件信息管理的方式,使用信息技术将初始文件的图片文字等信息扫描到计算机,然后通过利用电子文件的方式进行管理和保存。使得原始文件的完整性得到了一定程度的保护,也使得丢失原始文件的风险大大降低[6]。

2.有利于归档相关档案文件。传统的档案的管理模式比较繁琐,无论是组织文件或是创建目录,都需要管理人员手工处理。这会消耗管理员的大量精力和时间,并且容易出现一些错误。更改信息时,由于一系列连锁反应,整个过程会变得非常耗时。信息管理方法的应用,可以有效避免这个问题,繁琐的人工处理转化为电子信息时相关工作人员只需要进行一些简单的计算机指令操作即可完成。

3.使档案的检索更加方便。网络信息技术发展速度极快,利用信息技术可以加强对数据化有效处理。以前检索档案,我们主要利用档案文件管理者在以前工作过程中指定的目录进行检索,查询档案时相当的费力。如果出现管理部门人员的更新交替,公司新成员在临时较难适应原管理者制定的目录,这就会造成检索档案文件的时候,速度很慢也达不到理想的效果[7]。使用计算机中的目录来检索文件,这样更快,更准确。管理员指定的目录也大致相同,这非常有利于检索。因此这样检索时将会较高幅度提高档案管理者工作效率。

4.便于信息的安全以及保密。对于企业而言,档案是他们所拥有的相对重要的信息资源,这将直接影响企业的生存和发展。企业档案信息丢失或泄露后,会给企业带来不可估量的损失,而档案管理信息化的应用,则可以有效地增强档案信息的安全性、机密性。同时,使用加密等手段可以有效防止信息丢失和被盗,从而保证了企业的利益。

二、房地产企业档案管理信息化存在的问题

(一)房地产档案管理人员的培训力度普遍欠缺,房产档案人员的专业知识有待加强。由于房地产档案的特殊性,从事房地产档案文件管理的人员专业知识单一,对专业性要去较高,这些都可能使得专业水平不高的管理人员出现工作上的失误。

(二)对档案管理信息化思想认识上相对不足。相对地,企业文件管理信息化系统的建设比较复杂,如若建设过程出现差错会导致很高的成本损失,一些投资相对保守的企业管理者并不重视档案文件管理工作,认为其不能有效地为企业带来利润,而是将成本投入到工程建设、产品的销售环节等；但也由于缺乏数字化信息化设备的引进,致使文件资料收集和归档工作不能有序进行,难以实现有效共享。

(三)档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行。在推进档案管理信息化建设过程中,很重要的就是文件档案资源的有效整合以及利用,服务于经营管理业务。一些企业档案管理系统,核心生产设备由许多单位共同设计而完成,系统文件数据共享难以转换,造成整体系统低效运作,部分企业信息系统建设完成后,文件信息资源却不能做到有效传输和共享。

(四)档案管理信息化建设质量有待提高。从企业档案信息化建设的过程中可以看出,不少企业在企业信息化建设过程中,系统功能求大求全,使所建造的企业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭。同时相应的人才队伍数量和质量不足,缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。

(五)经费投入不足。档案信息的数字化和网络化以及管理服务的现代化已成为当前档案发展的方向,很多管理者尽管意识到档案信息的数字化重要性,但是在资金投入方面还是不愿意放开投资于企业内管理服务信息现代化设备,将公司大部分资金应用在了产品销售方面。

(六)档案信息安全面临着严峻挑战,在网络环境下,影响到文件管理信息安全的因素不仅包括人为原因,例如相关工作人员不严格履行档案管理规定,在档案网站上违规发布重要公司档案文件信息,导致企业资料泄密；还有一个方面是技术的层面,由于电脑病毒肆虐,文件信息的安全性受到了威胁,信息网络受到一定冲击,因此档案管理者应意识到企业重要档案文件应当设计相关加密处理。

三、加强房地产企业档案管理信息化的建议

档案信息化管理是房地产企业档案管理工作的未来发展趋势,我们必须解决实施房地产企业档案文件信息化管理实际存在的问题,尽快实现房地产企业档案管理的信息化。本文认为可以先从以下方面着手:

(一)在信息化工程的建设过程中领导要足够重视,在档案信息化方面各部门能及时沟通合作。档案部门必须首先做好自己的工作,为所有部门发挥枢纽作用。此外电子档案的形成需要多个部门的共同努力,档案部门应与各部门合作,为房地产企业档案的信息管理打下坚实的基础。

(二)制定完善的房地产档案文件管理制度。企业档案信息化管理的实施必须有完善的制度作为保证。相关文件管理制度应当是程序化的,也要适应电子档案特征。系统应当确保过程完整性和有效性,应培养相关人才积极设计相关制度。

(三)建立完善的安全保护措施,确保房地产企业档案的安全。首先需要重视存储安全,利用各种方法比如设计访问权限,重要数据加密；其次,根据实际情况选择合适防火墙技术加强本公司重要档案文件防护系统,规避风险的冲击。

(四)提高对房地产档案信息化的重视程度,适度投入资金更新企业内信息化设备和技术。要认识到档案管理的信息化建设能提高房地产企业参与市场竞争的能力,档案信息化能够提高房地产档案管理效率、有利于企业档案的安全性管理。

(五)积极运用云储存方式。对一些房地产企业来说,由于历史记录仍需要存档以备查阅,电子文档数量必定不断增加,存储压力也会随之上升,而云储存的方式能有效解决存储量的问题,为房地产企业计算机存储空间提供便利的同时也能有效保障电子档案的数据安全性,增加资源利用率。

(六)加强对房地产档案人员业务培训,提升档案文件管理水平。由于房地产档案管理人员专业知识的单一性,所以要想使得房地产文件档案的管理达到规范化要求就要对其进行正规的专业培训,讲解房产档案工作能够形成哪一些类型的文件材料,具体哪些档案文件对于房地产企业是具有保存价值的档案,并明确其归档的范围,提升房地产企业整体的文件管理水平。

参考文献

[1]李妍.房地产企业档案工作规范化管理的探索与实践[J].北京档案,2012(11):28-30.

[2]代阳.民营企业档案的“新希望”——以四川新希望房地产开发有限公司为例[J].档案时空,2017(8):31-34.

[3]仲杰.关于新形势下档案宣传工作的探析[J].办公室业务,2017(19):90.

[4]张丽.浅谈企业档案工作的发展路径[J].四川档案,2015(3):31-32.

[5]刘蓓,赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理,2017(3):45-45.

[6]钟玲.档案信息化建设探析[J].科技资讯,2017,15(9):153-153.

[7]包学栋,张楠,曹岚,等.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商论,2012(11):72-73.

[8]陈立香.现代企业制度下企业档案管理信息化建设研究[J].企业家天地月刊,2013(8):81-82.

[9]周耿妹.现代企业档案管理信息化建设研究[J].广东档案,2013(5):47-48.

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