关于2017年第四季度全市无纸化办公应用情况的通报

各县（区）党委和人民政府，平凉工业园区党工委和管委会，市委各部门，市级国家机关及各部门，各人民团体,中央、省在平各单位：

2017年来，全市无纸化办公推进工作在市委、市政府的高度重视和各县（区）、各部门的积极支持下，覆盖范围不断扩大，功能应用不断拓展，无纸化办公已基本实现，成为全市提升行政效能、降低行政成本的重要举措，现将有关情况通报如下：

一、应用情况

截止2017年12月底，综合办公系统共录入各级单位1039个，干部职工3.47万人，2017年单位之间发送公文146万份；5月份办公系统升级以来，全市各单位内部电子化办理公文78万份，发送内部会议通知、审批、公告共10117次，发送政务短信548万条。第四季度单位之间发送公文297391份，较三季度下降了7%，签收率96.4%，与三季度持平；单位内部办理公文221264份，较三季度增长了6%；发送内部会议通知、审批、公告共3201次，发送政务短信180万条。系统每天实时在线4000人以上，全市已有828个市、县（区）直及驻地单位和乡镇实现了公文批阅、会议通知、请销假审批等日常行政办理的电子化、移动化、无纸化。市直各部门强化推广应用，在文件发送规范性和系统功能拓展应用上有明显提升，市运管局、市招商局、市妇联、市食药监局、团市委等单位还将上级纸质文件扫描，通过综合办公系统实现电子化转办。灵台、泾川等县按月进行通报，其他各县（区）均按季度进行通报，有效的促进了落实。泾川、崆峒整体应用较好，实现内部无纸化办公单位数量多，还将无纸化办公覆盖至学校、学区。灵台、静宁、华亭内部流转文件数量多，华亭、崇信、崆峒收文内部无纸化流转率高，无纸化办公得到广泛应用。

二、存在问题

一是推进应用落不到实处。个别单位虽经过多次督促，但仍然一拖再拖，至今没有应用。个别已实现内部无纸化办公的单位还出现纸质文件回返现象，以领导不习惯使用电子化或者单位更换领导等理由，继续纸质文件流转。除崇信县委、政府外，其余县（区）、政府主要领导均未应用。无纸化覆盖范围不均衡，重县（区）直机关、轻下属单位，灵台、崇信、华亭、庄浪、静宁还未扩展至学校，庄浪县委、政府部门应用欠账大，42%的录入单位仍未实现内部无纸化办公，严重影响了全市无纸化办公工作整体推进进程。

二是应用规范水平有待提高。个别单位公文签收率低，个别单位发送公文格式不规范，文件无红头、无印章，部分单位公文办理后未转入办结归档，单位间会议通知未使用回执功能，仍要求通过电话等方式报送，部分单位内部会议通知、请销假、单位文件柜等功能模块没有得到有效应用，仍沿用传统模式。

三是安全意识有待加强。部分单位安全意识淡薄，没有很好的坚持综合办公系统“非涉密”的基本原则，个别单位发生通过综合办公系统发送涉密信息的情况，一些公务人员至今仍在使用初始密码或者密码设置过于简单，所有这些问题都给综合办公系统应用带来了安全隐患。

三、相关要求

1.进一步加强推进应用。目前，全市绝大部分单位已实现了公文办理的电子化、移动化，市委办、市政府办及市级各常委单位已全面应用，已进入市人大办、市政协办及县（区）委、政府主要领导启动使用的关键环节，请各相关单位切实按照市委书记郭承录同志的批示要求，转变观念，带头使用，务必于1月底全部启用。请各县（区）尽快查缺补漏，推进县（区）直、乡镇的使用，并向村级延伸，确保1月底前县（区）委、政府部门全部启动应用。请市教育局对全市教育系统应用进行统筹安排，尽快实现教育系统无纸化办公全覆盖。应用其它办公系统的平凉工业园区、市委党校、市农牧局要于1月底前完成向全市综合办公系统的切换。

2.严格规范操作应用。要及时做好电子公文签收，对文件签收不及时或签收率低的单位进行督促整改；要切实规范好单位文件出口关，维护公文的严肃性、规范性、安全性，加强文件的追踪催办，文件办理结束及时进行归档；非涉密文件一律通过办公系统进行发送，会议通知必须通过公文回执功能模块上报参会人员名单；并请各部门文档员要督促对本单位使用初始密码及弱口令的用户于1月底前修改密码，加强账户信息更新，对于新增、调离、退休人员，及时新建、冻结账户、修改流程，规范账户管理，市上将于2月1日起，对弱口令用户进行强制更改。

3.加强功能应用拓展。请各单位在充分应用办公系统已使用的模块基础上，根据实际需求，加强拓展应用，使用系统内部文件签发、部门间联合发文会签、请假、电话通知记录审批等系统功能，充分发挥电子化办公的优势，实现单位大部分政务事务工作整体应用，进一步提高办公效率和使用体验。

4.确保安全保密。切实按照“上网不涉密、涉密不上网”的原则，各部门、单位要严格执行信息安全要求和规范，严禁利用综合办公系统传输涉密文件、涉密信息、不宜公开的内部资料及敏感信息，防止涉密信息流转。

5.加强督促考核。市网信办将继续对文件发送不规范现象和各县（区）、各单位应用情况进行点名通报，加大督促通报力度，确保无纸化办公有序推进、规范运行。

附件：1.市直单位办公系统使用情况统计表

2.县（区）办公系统使用情况统计表

3.市直利用行业系统或其它办公系统实现内部无纸化公单位名单

4.全市未启用内部无纸化办公单位名单

平凉市网络安全和信息化工作办公室

2018年1月11日

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