小微企业档案管理利用的现状及应对方向

随着我国改革开放的深入推进，尤其是党的十八大以来，在“大众创业，万众创新”的大背景下，国家和地方纷纷出台一系列针对小微企业的扶持政策，鼓励小微企业做大做强，小微企业如雨后春笋般迅速成长。伴随着小微企业的成长和发展，小微企业中作为企业管理重要基础性工作的档案工作，却显得非常滞后，在助力企业发展中没有发挥出其应有的重要作用。

在这种背景下，有必要对小微企业档案工作现状及存在的问题进行一些探讨性地分析。

王丽慧在《民营企业档案研究工作中的热点问题》一文中对民营企业的档案工作有很好的归纳，她认为我国民营企业的档案管理状况大致可分为四种类型：一是“重视型”。即档案工作被企业列入重要议事日程，各类设施设备、管理制度、各类文件资料收集等都完整齐备，归档及时，保管科学，利用见效。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，有档案室，有档案兼职人员，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来。三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和管理人员，档案工作只是办公室、行政或相关部门排在末位的工作，随意性较大。四是“零档案管理型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“六无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管”“无意识、无制度、无人员、

无库房、无设备、无经费”。根据实际观察，小微企业基本都处于第三和第四种类型，第四类“零档案管理型”还占有很大比重。

究其原因，大概有以下两个：

首先是小微企业的档案意识差。这很大程度上是小微企业的本质和特点决定了的。小微企业的生存和发展环境比不上大型企业，他们首先要生存，生存下来后必须要赚钱，而档案工作本身能产生的效益极具隐蔽性，见效慢，所以把主要精力和资金放在生产经营、销售、宣传这些见效快的方面，忽视档案工作也不足为怪。由于档案意识不到位，档案工作不受重视，直接导致档案人员、经费、制度、硬件配备等各方面达不到应有的标准。

其次是小微企业的档案工作缺少外部监管。小微企业和大型民营或国有企业不同，大型企业有自己的企业文化，有严谨的制度规范，对档案工作有具体的要求，企业内部各级都有管理职责，外部的档案主管部门对大型企业又有足够的重视和监督。小微企业中员工很少，业务较单一，管理层次也单纯，企业主说了就算，非常随意，这种自主管理的特点削弱了档案主管部门的管理力量。

面对小微企业中档案管理的这些现状，重要的是要明确其档案工作的方向。

小微企业自身的特点，决定了生存和发展是其第一要务，档案工作应该很好地和企业的需求结合起来，不能脱离企业实际，否则档案工作只能是无源之水、无本之木。应该注意的是，小微企业的档案管理方式要与企业规模形态相应，要考虑到成本效益的问题，既不能敷衍了事，也不能贪大求全。所以，小微企业选择一种适合自身特点的管理模式对搞好自身档案

工作是很重要的。

目前，普遍的共识认为，企业采用的档案管理模式大概可根据档案集中管理的程度、档案管理对象、档案管理形态来进行划分。

小微企业有自身的特点，不一定非要搞创新，可以“拿来主义”，在现成的模式中选择适合自己的档案管理模式。比如按集中程度来选择管理模式，主要有三种：档案集中统一、分级管理、分散管理。档案集中统一管理是指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理，其标志一是对全部档案实行集中或相对集中管理，二是建立统一的档案管理制度。从理论上讲，该管理模式适合一切类型的企业，其优点是便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心，其缺点是在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异；也可选择档案分级管理，即在企业内部对档案实行分级管理；还可选择档案分散管理，即在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。他们的优点是分工明确，不足之处是对企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。

除此之外，小微企业也可按照档案管理的对象、档案管理的形态等来选择适合自己的档案管理模式，关键点就是要适合自身特点和需要。确立了管理模式后，必须要建立适合本企业档案工作的运行机制，这是推动档案工作切实开展的重要措施，主要有两方面：

一是加强自身建设，搞好内部管理。企业主一定要树立档案意识，要健全组

织，建立起与企业规模相适应的档案工作机构和稳定的档案工作人员，把档案工作纳入企业发展总体规划，使档案工作与企业同步发展；建立规范化的档案管理制度，要依靠制度实现档案的规范化管理，要从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等方面，使企业档案工作达到高效、简便的要求；要形成档案管理网络，档案管理是一个系统工程，单靠档案人员和几个部门的配合是无法完成这项工作的，一定要调动各个方面的积极性，形成齐抓共管的局面。建立以分管领导为首，办公室为主，各职能部门专兼职档案管理员组成的档案管理网络，形成全方位的工作局面。

二是依靠外部力量，齐抓共管。各级档案、工商等行政管理部门要创新传统的服务模式，突出服务主题，加大对小微企业档案工作的关注，加强对小微企业档案工作的监督管理和服务力度。做好服务引导，注重加强服务的针对性，实行分类指导，积极推进小微企业建档工作，把工作细化，以帮助小微企业找到档案工作的切入点。帮助建立企业主比较关心，事关企业自身发展和自身利益的档案，如产品档案、设备档案、基建档案等；要通过加大宣传力度，组织业务培训，主动把小微企业纳入档案业务学习中来，适时举办企业档案业务培训班，使小微企业档案人员能够有一个学习提高的平台，能够便捷、系统地掌握相关的工作技能。对需要现场指导的民营企业，各级档案主管部门应积极上门指导，要有计划地重点培育和扶持一些有一定基础条件并有较强档案意识的小微企业，积极发挥其引导和示范作用。（绵阳日报社王午）

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