浅析国有资产档案的数字化管理 东坡区国有资产管理中心 叶霞

作为国有资产管理的一部分，国有资产的档案管理工作是国有资产管理、经营和使用活动的真实记录。科学规范的档案管理，是国有资产管理部门务必做好的一项基础工作。近年来，现代科技的发展对档案管理工作提出了更高的要求，为档案数字化管理提供了便利。顺应大数据的时代发展趋势，国有资产档案数字化管理具有它的科学内涵，即借助传统档案管理模式，充分使用现代化电子设备、计算机管理工具和网络信息技术，更好的为国有资产档案管理服务。

一、档案数字化管理是国有资产档案管理的现实需求

传统档案管理模式不适应现代档案管理的需求。随着国有资产数量种类不断增加，国有资产管理和运营方式不断发生变化，传统档案管理模式已经不能满足需要。在传统的国有资产档案管理模式中，纸质档案保存时间有限、保存条件复杂，许多纸质或实物档案由于年月已久，容易散裂或尘化，损毁风险极大；档案管理人员不稳定，频繁的人员更替造成档案交接不清、权责不明，部分国有资产出现历史遗留性问题；传统模式下，国有资产档案清理不及时，部分拆迁、报废、调出的国有资产，未能及时进行档案盘点核销，造成账面管理和实物管理相脱节，致使个别国有资产流失，形成账实不符现象。

数字化档案管理模式能极大提高档案管理质量和效率。国有资产档案是国家的宝贵财富，管好用好档案资料，充分发挥其效能及作用，是国有资产管理部门的神圣职责。建立一套适合本行业特点、体现规范化运行、科学管理水平的数字化档案体系，使得繁杂的档案资料在计算机上进行快捷高效的操作，能给档案资料搜索、查找、及时阅读带来极大的便利。它不仅减少了管理人员的工作量，提高了工作效率和管理水平，而且在确保档案资料完整安全、防范国有资产无端流失、促进国有资产合理有效使用、确保国有资产增值保值等方面具有重要意义。

二、档案数字化管理在国有资产档案管理中的实现方法

档案数字化管理就是充分运用电子设备和技术，在档案的收集、管理、保护方面，实现存储数字化、管理自动化、利用网络化。一是信息资源存储数字化，通过电子设备定期采集国有资产的图片、视频等影音材料，产权证、租赁合同等资料，原属单位和资产信息等文字描述，将这些档案信息全部录入存储在计算机中。二是档案管理自动化。将档案数字化管理系统与自动化操作管理设备相连接，从而实现档案数据与档案文件之间的对应和快速取阅，档案库温湿度条件自动设定，档案资料防盗、防火、防水自动报警等。三是档案信息利用网络化。档案信息通过互联网，在国有资产管理者和使用者之间形成网络体系，同时供本级和上级主管部门、承租承售企业或个人等用户查阅使用，及时掌握资产的真实状态，大大提升资源共享利用效率。

三、落实国有资产档案数字化管理的保护措施

为更好地实现国有资产档案数字化管理，国有资产管理部门应提高认识，强化组织保障，强化人财物支持和制度保障，不断夯实档案数字化管理基础，建立健全数字化管理体制，逐步实现国有资产档案管理数字化、系统化、规范化和制度化。

一是提高思想认识，强化组织保障。国有资产管理部门要加强学习，提高认识，充分认识到档案数字化管理的重要性、必要性、紧迫性。加强领导，强化组织保障，成立档案数字化建设领导小组，确定专人负责，扎实推进。

二是夯实基础建设，强化技术推进。国有资产档案数字化建设关系到方方面面，需要在经费方面给予足够的支持，加大硬件软件的投入，购买必要的设施设备，引进先进的档案信息管理系统，确保档案数字化建设稳步推进。

三是加快人才培养，强化智力保障。档案数字化管理建设需要一批既懂档案管理业务，又掌握自动化、网络化等现代信息技术的复合型人才。国有资产管理部门可以通过培训提升现有档案管理人员、公开招聘优秀档案管理人才、聘请专业档案管理公司，不断更新改善传统档案管理模式，提升档案数字化管理效率与质量。

四是防范风险管理，强化数据安全。增强档案管理人员的责任心，强化数字档案安全意识。在档案信息的保存、传输和共享等过程中，严格按照工作制度和标准化程序进行操作，实行纸质电子档案双套保管制、电子档案异地存储备份制，避免档案数据的损毁、篡改和丢失等。

五是健全管理制度，强化业务规范。规范档案管理工作流程，建立一套数字化档案管理标准体系，在纸质档案数字化技术标准、电子档案管理技术标准、电子文件归档标准、信息安全建设规程、多媒体操作规程等方面建立规章制度，逐步提高档案数字化建设水平。通过数字化管理，确保国有资产档案管理质量和效率再上新台阶。

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