当好开幕式筹办的四种角色 陈强

2017年10月，我接到领导交办的11月牵头筹办第八届（眉山）东坡文化节暨首届四川音乐周开幕式的任务。当时我正参加2017年全市优秀干部人才递进培养班党校阶段的学习，11月还将在西南财经大学参加为期1个月的高校阶段培训。在向领导报告情况后，我请假递进班高校阶段培训，全身心投入东坡文化节开幕式筹办。

本次开幕式筹办，尽管我和所在会务承办团队，全程亲历、参与承办过2007年东坡国际文化节开幕式、2013年第四届东坡文化节开幕式，也在中央办公厅《秘书工作》杂志刊发过《大型会议筹办的“五字要领”》的文章。但我们仍打足了十二分的精神，精心做好了开幕式筹办。回顾整个开幕式，特别高端大气上档次，各个环节的衔接流畅近乎完美。唱诵表演利用世界性的艺术语言，融合东坡文化国际化成果，生动展示了东坡文化；高峰论坛，3位享誉中外的顶级东坡文化专家作了主旨演讲；行政议程，市委主要领导致辞，省委领导讲话，国家领导人宣布开幕。开幕式获得了惊人的成功，也赢得了如潮的好评。但在开幕式的筹办中，最让我难忘的还是，我们发挥好了“指挥官”“组织者”“执行人”“督查员”四种角色的作用。

当好“指挥官”，用“一个方案”明思路。“凡事预则立、不预则废”。开幕式前，我们精心制定了开幕式工作方案，反复多次和参与开幕式筹办的16个市级部门联络员一起研究会商，反复对方案进行修改完善，明确了责任单位的分工任务，理清了筹办工作总体思路。在人员力量的统筹上，我们从6个区县党委办、政府办抽调6名干部，与市委办秘书科干部、综合协调组干部统筹使用、相互配合、互帮互助，打好总体战，形成会务服务工作合力。

当好“组织者”，用“一个机制”促统筹。“众人划桨开大船、众人拾柴火焰高”。我们制定了人员组织工作方案，就参会人员构成、组织责任牵头单位、具体组织人数、座位安排区域、集中乘车点和出发时间、车辆停放地点、人员入场通道、退场注意事项进行了详细安排。推行了来宾“住宿地安排+乘车安排+座次安排”三合一统筹机制。座次安排结合乘车安排，1台车嘉宾原则上集中在开幕式某一集中区域就座，嘉宾的乘车信息、开幕式座次信息在会议指南标注。每台车上配备1名随车志愿者负责引领，提前给每台车编号，并在每个乘车座位上粘贴嘉宾姓名签，随车志愿者提前熟悉开幕式会场座次，在乘车嘉宾到达开幕式现场下车点后，由随车志愿者依次引领，前1台车的嘉宾与后1台车的嘉宾相对间隔，1台车嘉宾依次有序进场。现场座位上也粘贴有嘉宾的姓名座位签，嘉宾到达指定区域后很快对号对应入座。在开幕式结束时，我们请眉山电视台播音员语音提示离场顺序，7个会场出口通道，哪台车嘉宾怎么走、从哪个通道走，什么时间走，都一一用语音提示；并提前进行了“沙盘推演”和实战演练。有效解决了来宾对住宿、乘车、参会座次不熟悉的问题，有效避免了参会嘉宾进场离场的拥堵问题。在座次安排上，我们将全会场3000个座位，分成内场区、VIP嘉宾区等11个板块，实行座次安排板块责任制，一级抓一级、层层抓落实。在协调推进上，我们先后召开东坡文化节培训会、开幕式工作成员单位协调会、驻点联络员协调会、座次安排涉及单位协调会等，最大程度进行沟通协调。

当好“执行人”，用“一个流程”管始终。“细节决定成败、细心体现水平”。我们建立了“清单制+责任制”的会务工作流程安排表，把开幕式会务筹办任务，按照《会务工作规范》，从会前、会中、会后3个方面24个步骤，梳理了100个具体任务小项。按照“交办给谁由谁负责”原则，逐一明确责任单位、责任人、完成时限和具体工作要求。重点制作了重要嘉宾联系表、车次安排嘉宾信息表，制作了座位姓名签，统筹会务承办团队、青年志愿者、驻点工作人员力量，全部对乘车座位、开幕式会场座位进行了对应粘贴。在开幕式的演练彩排上，尽管彩排时间很短、很晚，我们不讲条件、主动适应，认真模拟开幕式流程涉及的每一个事项、每一个细节、每一个动作，反复彩排演练，做到运筹帷幄。

当好“督查员”，用“一个方法”抓落实。“一分布置、九分落实”。我们对所负责的工作任务和工作小项，实行挂图作战、挂账销号的推进落实机制，一项一项抓落实，完成一项销一项，全力确保会务事项毫无遗漏、落实到位，对工作推进存在问题的，主动想方设法予以帮助解决。对领导提出的主背景及有关画面背景进行修改完善的要求，我们协同演出公司，连夜加班修改落实，确保把领导的指示落到实处。我们建立了每日信息沟通协商机制，每天中午12：30与相关单位召开碰头会通报开幕式筹办进展情况，做到信息畅通。

最让人感动的是，在开幕式筹办中，我们市委办公室会务承办团队，不怕苦累、不怕麻烦、连续通宵达旦、废寝忘食地用心工作，始终坚持“工作使出最大力气、出手达到最高水平”的标准，不仅展示了东坡故里人以世界眼光、国际标准、一流水平筹办开幕式的良好形象，也全力确保了开幕式的万无一失、圆满成功！

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