十万卷尘封档案实现电子化 兰州市中级人民法院档案工作考核获优秀等级

兰州中院正在修复录入档案的法官档案室法官正在整理查阅档案

“‘后之视今，亦犹今之视昔\’，我们现在在查阅过去的史料时，当时的资料越丰富翔实越有利于我们进行研究，所以现在我们对待档案资料，不应当因其微小而失之注意，因其平常而失于珍藏，应当完整地保留相关资料，这关系到对国家、人民、法院负责的问题，也关系到对历史负责的问题”。兰州市中级人民法院党组书记、院长王永平说。兰州市中级人民法院党组始终十分重视院档案管理工作，自2014年年初该院就已经开始着手推进档案数字化管理，截止2017年9月中旬，完成自1949年至今跨越62年的全部室藏诉讼档案数字化工作，通过数字化扫描加工，档案智能化管理，层层推进，实现了网上调卷。已完成62年以来诉讼档案的扫描加工，共119531卷216361册1962万余页，占室藏档案比例87.25%。电子诉讼档案已在法官、当事人、律师之间广泛应用，年均利用达到840人次1300余件。提前3个月完成了最高法院规定的任务。在2016年以980分的高分通过甘肃省档案局专家组验收，被评为“档案规范化管理省特级达标单位”，2017年全市档案工作考核优秀等级。

摸索前行不畏难

要完成62年的档案数字化管理，谈何容易。如何开展工作，如何规范的开展工作，怎样保证数字化工作的效率和质量，保证档案资料不泄密，是困扰该院开展工作的难题。

兰州市中级人民法院办公室主任刘晓明介绍，自2014年年初就开始着手推进档案数字化，面临资金紧张，人手少，场地小，技术差的局面，院领导多方协调，积极筹措资金，共解决经费280余万元；通过档案科工作人员加班加点、新进人员轮岗、招聘临聘人员等办法，推进数字化工作；同时派人到北京、天津等地数字化工作取得成效的法院学习取经，采用外包方式开展工作。2017年7月中旬，数字化工作全面展开。

为解决问题，该院多次召开两级法院座谈会、书记员座谈会、业务庭室、相关部门协调会，争取上级和业务指导单位的指导和支持，理清工作思路。针对档案库存量大、存放年代久远、档案越新，利用率也越高的特点，制定了从后往前，分段推进的工作方案，历时4年完成了全部室藏诉讼档案的数字化，比最高法院规定的期限提前了3个月。刘晓明回忆说，当时整理档案面对最大的问题不是数量大，工作繁重，而是如何处理好老卷宗的修补及扫描问题。档案纸张越旧，扫描难度越大，60年代以前的卷宗多为草纸，破损严重，需要裱糊、背纸、将大纸进行折叠，重新装订松动的卷宗，其中有两人每天修复旧宗卷。为保证电子卷宗与纸质卷宗的同步性和一致性，档案在归档时，工作人员逐页逐卷进行审查，3个人每人每天审查归档卷宗80余卷。

建好平台为共享

据了解，兰州市中级人民法院档案管理依托审判流程管理信息系统，可以说是实现案卷网上调阅和远程查询的重要平台，案卷扫描加工形成电子影像后要上传至该系统，以后当事人、律师、法官，上级法院调卷、法院之间的横向调卷等各项工作都要在该系统上进行操作。

刘晓明介绍，该系统存储着诉讼档案、归档文件、文书档案、统计档案、基建档案、设备档案、录音档案、录像档案、司法鉴定等各类档案，通过这个平台，可实现档案管理、档案借阅等功能。档案科的工作人员说：“有了这个平台，以后全国法院系统实现四级联网后，法官可以在线实现本地调阅卷、异地调阅卷，了解案件原审情况，或者参考关联案件。数字化后的电子卷宗为以后深度开发利用打下了基础。今后通过开发利用，为法官办理案件提供全面的支持和服务，它可以实现内部流转、网上阅卷、浏览卷宗、复制材料，满足合议庭办案、审委会讨论案件和网上案件质量评查等需要；支持法院间调阅卷宗，实现案件上诉、移送、再审查阅等；支持诉讼参与人网上查阅，实现在线浏览、借阅等服务；支持相关部门之间业务协同，实现在对外平台上将电子卷宗供给给外部相关单位共享使用，促进相关部门特别是与检察院之间的案件实体数据网上交换、共享。

做好服务真方便

“兰州市中级人民法院针对网上归档、扫描加工的格式标准、管理系统的流程和操作方法，特别是对电子档案远程调阅卷的操作流程及查阅范围等，制定了一系列档案数字化工作规范，使得法院电子档案从生成到利用的整个过程，有据可循，实现了标准化、规范化管理。”刘晓平说。现今数字化的档案已全部倒入信息系统，电子档案已广泛运用，年均利用达800余人次1300余件次。节约时间、简化手续、极大地方便群众，大大提高了法官的工作效率，实现即查即阅，在档案查阅方式上实现了质的飞跃。

如当事人可持身份证、案卷号前往当地法院的专用计算机查阅打印电子档案。刘晓明说，2017年6月，西固区的一起民事案件当事人来到我院查阅1991年档案，经过档案员在线查询，当事人很快就看到了自己的案卷材料并打印了相关材料。在顺利查到档案后，这位当事人说：“以前查阅案卷资料，审批手续要上楼下楼来回跑，至少要耗费大半天时间，现在只需要到法院花几分钟就可以了，真是又快又方便!”

公安机关查询前科资料只需出具查询函和工作证，输入被告人姓名和审判年份就可查阅前科材料。2017年10月，临夏市公安局干警前来查询被告人张某前科，从查询到复制仅用了十几分钟，他们说：“我们抓捕了伏案在逃5年的毒品犯罪嫌疑人一名，一直否认当年犯罪事实，今天通过调阅同案犯侦查笔录和判决材料，就找到了证据材料，不怕他不认罪伏法。现在电子卷宗太方便了，再也不用我们在几十本卷宗中翻阅查找了。”

□兰州日报全媒体记者张烁文/图

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