采取有效措施 加强声像档案管理

尹辉

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。目前，声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用，必须采取有效措施，加强声像档案管理工作。

大力宣传，提高认识。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。要充分利用多种形式，广泛宣传声像档案的重要性及相关知识，加大宣传教育力度，引起各级领导的高度重视和全社会的广泛关注，增强人们对声像档案的归档意识，营造一种良好的档案工作氛围，提高声像档案的数量和质量。

配齐声像设备和专职人员。为加强声像档案管理提供可靠保障。有条件的部门、单位可根据工作需要，配足、配齐声像设备和专职人员，对声像设备实行集中统一使用、管理，最大限度地发挥声像设备应有的作用，同时，明确声像档案专职人员的职责，增强声像档案管理人员的责任感，确保声像档案的完整、齐全，为今后声像档案的产生、归档、利用奠定良好基础。

疏通收集渠道，扩大收集范围。要实现声像档案收集完整，必须采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，采取多种形式收集。一是通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。二是重点单位、重点科室重点收集。对重点单位和产生声像档案比较集中的部门，有重点的强化收集，经常沟通，及时掌握情况。三是从摄录人员中直接收集。对保存在摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，多方努力，登门收集和征集。四是社会征集。对散存在民间的声像档案采取有偿征集无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。通过以上方式，保证声像档案收集完整。

完善制度，落实措施。要改变声像档案管理混乱的现状，必须建立健全切合实际的声像档案管理制度，强化规范化管理。对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止声像档案分散流失，杜绝归为己有。同时。对声像档案的日常保管、借阅、利用和永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交等作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循，有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案的质量。

提高档案人员素质，保证声像档案规范统一。要提高声像档案管理水平，必须有高素质的档案管理人员。要提高档案人员综合素质，一要加强声像档案管理人员的职业道德、爱岗敬业和无私奉献方面的教育，增强声像档案管理人员的责任感和事业心，为声像档案收集的完整齐全提供可靠保证。二要充分利用培训班、现场观摩、讲座等形式提高档案人员对声像档案的收集、整理、保存、利用等方面的业务水平，做到掌握标准一致，保证声像档案规范统一。

改善保管条件，延长声像档案寿命。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等，从长久保护和利用考虑，一要建立符合声像档案保护条件的标准库房，严格控制温湿度，并避开电磁干扰，以免发生霉变及磁性记录消失。二要配置符合声像档案保管条件的档案装具，如恒温、恒湿、防磁柜等。三要注意录音带、录像带、电影胶片等倒带检查工作，发现问题，及时采取保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

加强监督，分类指导。针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。

（作者单位：济宁市市政投资有限公司）

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