统筹做好文秘档案管理工作

尹辉

严格意义上来讲，公文是档案的前身，档案是完成了公文处理程序。文秘与档案管理工作有着千丝万缕的联系，既有区别，又相辅相成。统筹做好文秘档案管理工作可以保证所有文档的完整和科学，是提高文秘工作全面性的重要手段。

提高文秘人员的“档案意识”。“文档一体化”是开展务实、高效、精准档案管理的前提，主要目的是档案管理部门对文件管理实行超前控制，进行规范性的“参与”，保证档案质量，使得档案管理工作流程科学化、合理化。在“文档一体化”建设中，文秘工作处于基础核心地位，通过具体且繁琐的文书工作为档案管理人员提供完整、翔实的原始数据和材料，促进档案管理的收集归纳、分档管理。这要求文秘人员必须时刻树立档案管理意识，既做好前期工作，保持日常工作内容的完整、科学和有效，又能够为将来档案管理工作提供有效信息。

强化文秘档案管理工作的规范性。加强档案全过程管理，要进一步明确文秘档案工作人员的责任，树立质量管理和质量第一理念。特别是当文秘和档案工作相互独立、分块管理模式下，可明确专人进行全过程的监管，也可进行部门合并，打造专业化队伍，同时要建立有效的管理制度和工作程序，按照程序规范办理公文，提高工作效率。同时，文秘人员和档案管理人员均需熟练掌握电脑操作，成为复合型人才，促进文档一体化的发展。

建立文档一体化管理系统。按照收文、发文、归档、文印和档案几个模块，建立相互关联的文档一体化管理信息系统，内部信息集成化共享，做到从电子文件到电子档案的自然归档和一体化管理。收文方面，主要是接收文件，以电子文件的形式整理和保存。在查找时，依据对应的编码和日期即可迅速找到，包含收文登记、收文流转、文件催办、流程监控、文件发布等。发文方面，包括起草、流转（含修改痕迹、文件套红）、催办、监控、发布等环节，文秘人员在起草完电子文件后，通过系统递送相关部门和人员进行修改、审批、会签、签发，最终形成正式公文，并自动流转进入登记、归档环节。归档方面，通过内部局域网电子公文系统实现自动归档，此时电子文件的管理权限由文秘人员转交到档案管理人员，成为电子档案。档案管理方面，档案管理人员对档案进行分类处置，按照时间、内容、类别的不同，分门别类进行归档，并建立快捷、方便的检索代码机制，方便查询。

强化文档一体化管理的基础保障。应按照标准规范、简单易行、方便操作原则，制定完善文档一体化管理的技术规则和规范办法，明确文档一体化的业务流程，保证被归档的电子公文向文档一体化系统移交时的质量，实现档案目录、文件原文和电子文档的信息化、网络化、规范化管理。同时，要注重不同标准电子文件的自动转换和格式统一，通过软件自动转化到统一标准上来。

要切实保障文档真实性、安全性。保障电子文档的真实性，既是单位业务工作的具体需要，也是档案管理的基础性要求之一。防范档案失真、篡改，保证内容真实有效、安全可靠，需对各环节进一步加强管理，并重点增强系统的自动化处理功能，确保电子文件终稿不受任何环节影响、不被任何人修改。（作者单位：济宁市市政投资有限公司）

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