实现文秘档案管理工作信息化

■尹辉

进入新时代，各项技术日新月异，互联网+、共享经济、大数据分析、区域链等新生事物不断崛起。作为保障单位高效运转的文秘档案管理工作，如何适应新形势下的发展变化，如何将文秘和档案管理工作进行紧密融合，如何从繁重的人力劳动转化为简单、便捷、安全、高效的信息化管理，通过二者的共同发展，提高运行效率和质量、降低相关费用支出，具有重要意义。

当前文秘档案工作存在的主要问题。一是文秘档案管理人员意识和素质不强。许多单位领导主观上对于档案管理工作重视不够，档案管理机构不完善，没有严格按照规范的档案管理流程和标准去归档。而有的档案管理人员，文字材料基本功较差，不具备写作能力，未接受过系统的专业培训，在业务的广度和深度方面跟不上时代发展的要求，不利于档案管理和文秘工作的规范化管理。二是信息化手段不强。在开展工作过程中，很多单位文秘档案管理工作过于依赖人力，缺乏有效的信息技术支撑。在资金投入上不足，信息化管理的可靠性不强，导致文秘档案管理信息化进程推进缓慢。三是安全保密性不强。文秘档案管理人员没有系统的接受安全保密教育，易发生因文秘人员计算机中毒、操作不规范导致相关文件资料信息被盗取、泄漏的现象，档案管理存在漏洞。

那么，如何做好新形势下文秘档案管理工作呢？笔者认为，要重点做好以下这几个方面工作。

提高文秘和档案管理人员整体素质和思想认识。要加强思想认识和业务素质教育，充分认识档案管理工作的重要性。对文秘工作人员的工作职责、内容、范围进行明确，按照“文档一体化”要求，既要注重对未来公文存档（即转入档案管理环节）的整理和实施，也要注重对历史存档公文的研究和利用，真正做到所制定的公文前后呼应、一脉相承、便于存储、易于调阅，使文档工作流程科学化、合理化。档案管理人员要积极主动与文秘人员联系，系统掌握单位内各类公文、材料内容，分门别类地进行归档、保管、调阅，确保单位档案的系统完整性。要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，结合职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。不断接受新信息，扩大知识视野，提高鉴别能力，不断提高本单位的档案管理水平。

提升单位文秘档案管理工作的信息化水平。整合单位文秘档案管理工作现有手段，突出“三个平台”建设。办公系统平台建设，可利用OA等办公系统实现办公自动化，将文秘人员的文件起草、制定、印发等工作，档案管理人员的文件归档、保管、调阅等工作纳入办公系统，在工作流程上明确出自动化思路。电子档案管理系统平台建设，按照门类齐全、条目清晰、可搜可查的原则，建立专门的电子档案管理系统平台，配合办公系统平台，能够及时将各类文件、材料进行收集、整理、上传，避免资料混乱及缺失，同时易于查找和调阅。网络服务系统平台，在保障安全性前提下，同类行业或上下级单位间，可建立网络服务系统平台，通过非涉密信息的资源共享，提升档案资料的整体利用率。

加强文秘档案管理的安全保密性工作。网络技术给文秘档案管理工作带来便利的同时也接受着网络安全的考验。在单位不断提高计算机网络维护和管理水平的同时，对于文秘档案管理人员，应注重三个关键。内外网关键，所建立的电子档案管理系统应采用内网连接，不应与互联网进行连接，从根源上断绝网络病毒攻击；软件操作关键。文秘人员在进行文件起草撰写过程中，可能会应用到图片处理、文件转换、数据分析等软件，对于此类软件应选择安全性和信用评价性较高的软件，避免软件捆绑发生泄密事件；文档使用关键，调阅历史档案是档案管理的重要内容之一，档案管理人员在接受其他人员调阅档案申请时，既要建立严格的申请、签字、回收或销毁等制度，更要注重使用权限和使用范围的划分，特别是对涉密文件应按照规定进行调阅，不可私自向普通人员借阅；对可调阅的档案，要严格按申请内容进行调阅，不可私自扩大、增加借阅内容。

伴随着社会信息建设步伐不断的加快，文档工作也要不断向前发展。做好新时期的文秘和档案工作，必须充分的利用各种现代化手段开展档案的管理工作，努力提升自身的档案管理技能，从而为单位高效运转奠定坚实基础。

（作者单位：济宁市市政投资有限公司）

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