规范档案整理确保“三性”

■刘继君

有效保护和利用案卷的关键，在于把严格工作标准作为档案管理的重点来抓，只有严格按照目标管理标准，在档案材料的收集、鉴别、归档整理上狠下功夫，才能确保执法案卷档案管理的完整性、有效性、延续性。

收集资料齐全，保证全年执法成果的完整性。对执法案卷进行系统盘点，合理确定档案整理范围，归档装订的范围包括适用一般立案程序和适用简易处罚程序的日常执法立案案卷，以及进行立案处理的无证复查案卷；不用装订但需留存范围包括非立案的执法案卷、督导卷、无需处罚的无证复查案卷、内部检查报告、案卷审理记录、案卷移交单等与执法相关的内容，做到收集齐全，完整反映执法工作。

规范格式标准，确保档案整理工作的有效性。根据各项归档要求，对卷封、目录的填写、书写工具的采用、案卷内材料的码放顺序及案卷装订方法等方面进行具体规范；同时捋顺业务流程，由专人做出切实可行的业务指导，随任务一同讲解到位，减轻工作负担，保证各档案整理人员工作有依据，操作有方法，既提高了工作效率，又保证了档案的整齐划一。

落实责任到人，确保档案历史沿革的延续性。无需装订的留存资料由专人进行收集和编号，方便日后查找；需要装订的资料包干到人，各档案整理人员对其负责的每一个案卷进行纸介质材料的收集、分类、排序、编号，装订，同时收集相应的电子版材料，每个案卷制成一个压缩包，将装订好的案卷和压缩包交给档案员。经检查合格的档案存放在专用的文件柜内，借阅需由领导批准并进行登记。电子版内容由档案员统一录入档案管理系统，不断促进档案管理工作逐步迈向精细化、规范化、专业化，提升行政执法水平。（作者单位：金乡县城市管理行政执法局）

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