如何做好档案管理工作

笔者通过调研发现，一些单位的档案管理存在一些不容忽视的问题：有的立档单位，至今还没有对单位档案实行集中统一管理；有的单位没有建立档案管理制度和档案查借阅、移交等管理制度，存在着管理漏洞和安全隐患；有的单位档案保管设施不完善，档案资料和未归档的文件材料在办公场所长期堆放等。

造成各级单位档案管理混乱的原因归结起来主要有：一是档案意识薄弱，分工不明确，责任未夯实，档案工作没有列入立档单位的议事日程和工作计划。二是档案业务素质有待加强，立档单位工作人员档案业务不精，管理水平低。三是档案工作的督促检查和考核工作力度不够，一些单位对档案管理中的混乱现象发现不及时，整改不到位。

针对各单位档案工作中存在的问题，现提出如下对策：

一是实行档案责任人备案和责任追究制度，明确各级单位档案工作职责和任务，要以文件形式印发并落实。同时，对各级各单位档案责任人制定责任和任务清单，报送主管档案行政管理部门备案。

二是加强档案执法检查和业务指导力度。各级档案行政管理部门要沉下身子，深入各立档单位，做好档案收集整理、保管、利用、移交等业务知识的系统培训，指导单位建立综合档案室，指导档案室完善档案保管“八防”设施，建立档案管理制度和册簿，不断把档案工作引向规范化，制度化管理。各档案行政管理部门要加大档案执法检查力度，严肃查处档案违法行为。

三是落实档案工作“三查”制度。即一查档案制度的收集与整理；二查档案设施与保管；三查档案的移交与借阅。重点查档案工作人员变动时档案的移交是否到位，档案查借阅中借出的档案归还是否及时。

笔者建议，各单位应把本单位档案的“三查”工作列入议事日程，对违反规定的相关责任人作出严肃处理；制度化，长期化，做到定期定时全覆盖，才能起到明显效果。

（作者单位：定陶区人力资源和社会保障局）

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