乡镇计划生育档案管理工作的几点思考 成武县伯乐集镇人民政府王勇

计划生育档案管理是国家档案的重要组成部分,也是党和国家事业发展一个不可或缺的方面。近年来,各级人口计生部门主动适应新形势新任务的要求,深入研究计生档案管理工作规律,不断提高档案管理水平,切实推动计生档案管理工作制度化、规范化,使人口计生档案管理工作在服务民生、构建和谐中发挥了越来越大的作用。作为一名从事计生档案管理工作的基层工作人员,从多年的实践中,也发现了一些计生档案管理工作存在的问题和不足,特别在基层,受计生档案管理仍有许多需要解决的实际问题。

一是档案材料不齐全。计划生育档案卷宗存在取证事实认定不清,佐证材料不齐全,有执法人代替被调查人签名的现象；还有的档案资料时间顺序混乱,甚至笔录时间在立案时间之前,未达到陈述申辩期限就已下达决定书等；个别的案卷存在适用法律条款错误,社会抚养费未足额征缴而结案报告却已结案等现象。

二是档案管理不到位。受客观条件制约,部分乡镇计生办无专职档案管理人员,没有专用的档案室,许多档案、文件混放在一起；档案室设施简陋,无保护措施,县里对乡镇计生档案也没有统一管理,存在材料不全,应归未归,甚至随意销毁等不良现象。

三是文书装订不规范。档案与文书标准不统一,档案内容与文书目录填写不全,文书填写字迹潦草、涂改较多,墨迹不一致、档案材料的收集制度不完善造成文书装订不规范。

四是档案监交不严格。部分单位的领导对档案的及时转交过问少,使得部分档案不能按时归拢到位,造成缺失。

鉴于以上问题,笔者认为,进一步规范乡镇计生档案管理,利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务,对促进乡镇人口计生工作必将起到重要的推动作用。

一、明确专人管理,加强教育培训。要采取多种形式,广泛开展档案管理法规的学习教育.明确专门人员,对档案的催交、归档工作.要做到专室存放,妥善管理。县人口计生部门要经常举办乡镇计生档案管理人员培训班,使乡镇领导干部和计生档案管理人员准确把握档案法的条款规定,掌握计生档案管理的基本知识,提高对计生档案管理的认知程度。

二、建立长效机制,规范档案管理。上级主管部门要充分认清自身地位和所担负的责任,积极主动地适应新的要求,依据档案法等法律法规,指导和帮助乡镇尽快建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度,让乡镇计生档案管理工作有章可循；要把档案管理工作列入基层计生干部任期目标责任制,同人口和计划生育工作一起检查、一起考核、一起奖惩,促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。要加大监查力度,促进计生档案管理长效机制建设。形成一系列完备、相互配套并具有内在统一性的规章制度和政策。

三、适应形势需要,创新管理模式。当前,乡镇计生档案管理也要适应新农村建设形势发展的需要,用创新的思维看待计生档案管理工作,逐步树立起大档案思想,即以乡镇为单位建立计生档案室,一是将乡镇机关所有单位计生档案纳入统一管理,二是结合当前农村推行的村财乡管工作,把村级计生档案也收到乡镇统一管理。

四、强化服务理念,拓宽服务领域。乡镇计生档案管理人员要树立“有为才有位”的理念,坚持用发展的眼光、市场的手段解决计生档案管理中出现的矛盾和问题,积极拓宽服务领域和范围,靠优质高效的服务,争得理解和支持,求得发展的空间。要对计生档案实行动态管理,计生材料及时收集归档。要建立完整准确的计生档案,为计生档案的信息化管理打下坚实基础。注意积累和收集各种文件材料,善于利用档案材料为本职工作服务,通过档案材料总结经验教训,考察工作业绩,分析规律指导实践。

五、加大经费投入,确保人员稳定。随着办公自动化和现代科技的普及,计生档案材料的收集也较过去发生了许多变化,像纸质材料复制、声像材料归档、电子文件制作和实物档案收缴等,都需要一定的资金支持,各级政府在财力上给予大力支持,把乡镇计生档案管理经费作为人口和计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算,针对计生档案管理业务培训渠道不畅,人员更换频繁等限制条件的影响,乡镇计生档案管理严重缺乏人才,档案管理队伍普遍存在着专业知识偏少,操作技能较差的现象,对档案管理工作的连续性造成了负面影响,这种局面需要尽快扭转。在保持队伍相对稳定的基础上,采取培训与自学相结合等方式,努力提高计生档案管理人员的业务素质和操作技能,指导和监督其他计生干部积极做好档案材料的收集,进而推动其他业务工作的开展,使档案管理与计生业务良性互动,达到双赢。

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