“百岁档案”管理不再愁 全省首家企退人员档案电子信息化系统建成

本报讯（记者张青川通讯员何金国）日前，全省首家企业退休人员个人档案电子信息化系统在合肥市庐阳区建成，这一系统为辖区企业退休人员档案的保存、管理和使用开辟了新途径。

合肥市庐阳区现在管理着企业退休人员档案59924份，其中生存人员档案50603份，每年辖区新接收企退人员近5000人，管理档案也随之递增。为了实现企业人事档案长期管理的要求，庐阳区将全区企退人员的档案全面扫描上传后进行电子化管理。目前，已完成59924人的档案扫描和上传。

该系统为辖区企退人员查阅档案带来了便利。全区平均每天查阅档案约有240人，经过审核后，符合条件的查档人在全区任何街道或社区，3分钟可以完成档案的调阅和打印。以往查阅纸质档案必须要到存放地，从调取、查阅、复印到存档，每份档案约用时15分钟，该系统的运用大大节约了人力成本，提高了工作效率。

该系统为人事档案永久保存提供了可能。目前庐阳区企退人员中，最年长的一位企退职工108岁，其档案也称为“百岁档案”，依托电子档案，其档案内容得到永久保存。随着时间推移，档案会越来越多，但存档的空间有限，通过档案的电子化管理，可以减少纸质档案的查阅，降低损毁风险，已去世人员的档案也可以专地存放，既减少存档空间，也避免丢失，企退档案电子化管理是大势所趋。

该系统降低了档案来回传递的丢失风险。每年合肥市人社局、省人社厅、人社部等相关单位都要对部分档案进行抽查，纸质档案需要向各单位报送，虽然做好各类安全措施，但是传递过程中仍然存在可能导致档案丢失的风险。自系统建成后，各上级部门在对档案进行抽查时，可直接网上查看，彻底消除了档案交接存在的风险。

同时，该区高度重视电子档案的安全保护，建设系统时邀请专业的软件公司，实施高等级的安全保护，以专网专线实现物理隔离，防止网络攻击，保护档案本人的隐私，同时也实施严格的查档审查机制，防止他人侵犯隐私，保护了企退档案。

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