关于完善不动产登记档案管理的建议

贵港市不动产登记办证中心 韦爱群

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中具有保存价值的历史记录，主要记载形式为不动产登记簿，包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。不动产登记档案在不动产登记发证、不动产管理政策和相关司法仲裁、规划建设、税务等方面发挥着不可估量的作用。如何做好登记职责整合后档案建档管理及后期的利用管理等，推动不动产登记档案管理逐步走向规范化、制度化、现代化，使不动产登记档案管理工作真正能够承载历史、服务群众、为经济发展提供相应支撑，是当前不动产登记工作的一项重要任务。

一、加强不动产登记档案管理的必要性

一是法律要求加强登记。我国《物权法》中明确表明，确立不动产所有权和内容的依据关键要靠不动产登记薄。这就需要专门机关对不登记造薄，形成登记薄专项管理。不动产登记薄要有专门的机关进行永久性管理，如果出现不可抗力或者除外的一些原因导致不动产登记薄损失的情况，专门机关要给予重新建构。另外一旦有不动产纠纷问题存在的事实情况，涉及利害关系人和权利人合法权益的可以到管理不动产登记薄管理的专门机关，针对登记薄上的登记信息和内容提供证件给予查阅或者复印原材料等。由此可见，《物权法》对不动产登记薄的规定为建立不动产登记档案提供了法律依据。

二是物权登记离不开档案。不动产登记档案是针对不动产物权进行登记申请、管理、查询等一系列活动形成的信息记录。利用不动产登记档案，不动产管理机关可以对不动产产权形成有效的管理，同时也是不动产所有者主张所有权的凭证。一旦没有不动产登记档案存在，物权的管理就处于混乱状态，不动产者的所有权就会受到侵害。因此，不动产登记机关必须充分发挥职责加强对不动产登记档案的完善和管理，有利于营造健康有序的不动产市场秩序。

三是便民服务离不开档案。国家对不动产登记档案建立和管理，是行政机关必须履行的职责，更是广大行政机关坚持为人民负责原则的诉求，有利于服务于群众，调和因不动产而形成的各方权益。不动产登记档案的主要作用就在于提供物权依据支持不动产所有权，防止发生纠纷和矛盾，从而对不动产权利人的物权进行保护。由于不动产涉及的领域比较广，这就需要对不动产登记档案建立整套合理性系统和管理体系，以便于行政机关最终彰显维护人民权益的效能。

二、当前不动产登记档案管理存在的问题

由于不动产登记职责长期分散在国土、住建、房产、林业、农业等部门，档案管理机制不同、归档标准不一、档案信息管理系统各异、规范管理工作发展不平衡，导致目前不动产统一登记档案整合管理还存在不少的困难和问题。

一是材料不完整，数据不够准确、真实。部分地方历史不动产登记档案确实存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题，身份信息、门牌信息缺失以及档案管理杂乱无序等问题。

二是数据库整合技术欠缺，数据不够完善。不动产统一登记有一个对原单位档案数据库对接整合的过程，由于技术问题，有时会出现数据挂接错误，比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押态，一幢房屋已办理完成分割登记，但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等等。

三是信息化水平较低，不能资源共享。由于种种原因，目前还有不少地方不动产登记档案管理技术落后，登记档案没有完全实现数字化，无法实现资源共享。

四是档案多部门存放，未能便民服务。有些地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门，分散在各部门的不动产登记档案数量大，历史跨度长，动态性强，群众需要跑多个部门查询，很不方便。

三、完善不动产登记档案管理的建议

一是规范操作流程，安排人员流动。整合、优化不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建分工明确、协调一致的管理机制。根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，并在申请、受理、审核、审批，到最后缮证、发证、归档的整个工作流程中适当进行人员流动。

二是建立统一信息平台，健全网络风险防范机制。以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统，实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等功能，同时严格保护数据，注重网络风险防范。

三是构建不动产登记档案数据中心。要充分利用信息化技术，为不动产登记档案构建一个管理一体化、资源数字化、服务网络化的数据中心，实现数据安全传输、充分共享，为社会提供多维的、一体化的信息服务。

四是培育高素质人才队伍。为了加快登记档案整合和集约化管理，不动产登记部门应重视专业技术人才的引入和培养，组织不定期的业务培训，帮助工作人员及时更新、增长专业知识。此外，还要创造条件，引入熟悉数据处理的专业技术人才。

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