关于强化农行电子档案管理的几点思考 中国农业银行滨州分行常仰伟

目前，大部分单位均已开始实行电子档案管理，在实际操作中还存在一些问题，下文以农行滨州分行实际管理经验，提出几点工作建议：

严格过程管理，确保电子档案完整。完整是档案管理的最基本要求之一，实际操作中，往往容易仅保留最终定稿制成版，对于草稿、修改稿则直接进行覆盖或者清除，导致归档时资料缺失。鉴于此，一要制定电子档案归档标准，明确电子档案管理要素，包括草稿、修改稿、制成稿等，缺一不可。二是严格过程管理。通过技术手段标注修改时间、修改内容、修改人等要素，不得对草稿、修改稿直接覆盖或者清除。三是要在档案管理系统中预留充足空间，为完整的电子档案提供条件。

强化保密意识，防止泄密事件发生。建议设计完善保密保密专用传输系统，制作涉密文件时必须配备有单独空间的、独立的、且专用的涉密电子设备和涉密系统，做好涉密设备和系统屏蔽管理，配备足够的秘钥，实行专人管理，严防泄密事件发生。重点要加强员工保密意识教育，强化保密工作管理。做好电子系统查阅留痕技术处理，并做好数据统计管理，确保每一份文件的查阅都有迹可循，一旦出现泄密事件可以准确定位，准确进行追责。

完善储存措施，确保电子档案安全。一是定期做好数据备份。建议建立2个以上备份服务器，尽量采用异地镜像管理方式，防止自然灾害发生导致的毁灭性损失。二是做好数据迁移准备工作。在充足准备的情况下，进行档案电子数据迁移，确保所需信息的真实可靠性。三是做好物理安全防范工作。加强对相关硬件系统和存储介质的运行环境和保管制度，尤其是要将U盘、光盘等存储介质放置在通风、阴凉处，避免因温度、湿度过高造成设备失灵、档案信息丢失。

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