档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法 李 娜

我是一名从事档案工作30多年的老档案人，开始工作就在一个学校里当档案图书管理员，一干就干了十多年。当时年轻，加之我从小受家中书香熏陶，本就爱看书，只觉得这个工作很适合我，管图书有很多书看，管档案能使人心静下来。随着时代的进步和发展，我就想进档案局，专搞我喜欢的档案工作，经过一番努力，顺利地调到档案局工作至今。刚到局里就听人说，档案工作枯燥乏味，又辛苦又清贫，我听到这话是第一次，因为我从来没有这样的感觉，也许是因为我喜欢这个工作的原因吧。

开始我在管理股工作，写过局里的大事记、组织沿革，也写过利用效果，收集过名人档案、现行文件，在创全国社会主义新农村示范县的那几年，也整理过村级档案。之后，领导看我干这行工作认真细心，也肯钻研，就把我从管理股调到指导股当股长，不知不觉中就快到了退休年龄。正因为我热爱这份工作，所以30多年就像一瞬间。最近脑子一闲下来，就爱想、爱回忆、爱思考，不由得提起笔来，把我在指导档案整理时遇到的几个细节问题写出来，与大家一起交流、探讨。

档案管理及信息化管理中常常遇到的问题：一是2016年新规范出台以来，编页码在每份文件的正面右上角、反面左上角，但这里存在一个问题，自发文中第一页有领导的批阅单或审签单，将这一页如何编页？又联想到信息化的扫描，这一页就很重要，我思考了很长时间。

二是分类和流水号之间存在的问题。按以前手抄目录的老办法，查阅档案还行，然而，随着信息化的发展，档案的查阅和利用越来越方便，这样分类和流水号之间与信息化的关系就显得尤为重要。比如在实际操作中遇到了一个比较大的单位，里面的股室有18个，如果按股室分类，编排流水号，那么一个股室就是一个类，一个类里就有3个期限，一个期限里就有3个流水号，18个股室就有3×18个流水号。按照8号令，这也很正确，也是其中一个分类方法，但与信息化连接起来就有点麻烦。看似一件极小的事，一般人都不太注意，我因为经常和查阅上的同志交流、探讨，多次遇到过这种现象，股室多类就多，查阅起来用的时间就长。比如就这个单位来说，18个股室就有3×18个1、2、3……这样的流水号，电脑难以识别。加之，档案查阅利用时，没有人说过查的这份文件是什么股室？什么类？而是说是哪个单位，什么期限(永久或30年)。

三是在指导两办的文件时，由于两办的文件特别多，之前也经常按类分，编排流水号，但那时查阅的是纸质目录，近几年随着数字化的录入，利用电脑查阅，我才真正意识到不省时也不方便。

如何解决档案整理与信息化管理中的问题呢？针对以上3个细节问题，我曾抽空去扶风、岐山、神木、汉中等档案局交流过，也在省上、市上开会时和一些精通档案业务的同志讨论过，再加上近几年在实际操作中看到的，我的改进思路是：

一是编页时，首先要考虑到信息化是发展方向，重要的文件还要扫描，所以，领导的审签单或批阅单不能作为首页放在红头文件的前面，应放在红头文件的后面，草稿件的前面，这样有利于档案的扫描。

二是分类和流水号之间过多的问题。2013年至2014年，局里准备创数字化档案室，在电脑录入前先要规范库房的档案，我才发现一个单位分的类多，流水号就多，电脑录入很不方便。经过反复讨论、研究，最后决定不管一个单位分了多少类，多少个流水号，统一按一个年度3个期限、3个流水号，这样库房也好排列，方便查阅利用，电脑也好录入，指导起来十分方便。也就是说，不管这个单位有多少个股室、多少个类，最后统统按下列方式操作：1.同一全宗、3个期限(将股室或类套在期限内)、3个流水号。2.排列顺序是：同期限中，将同一事由放在一起(也就是类或股室)。这样操作起来非常方便，方便了指导，方便了整理，更方便了电脑的录入，查阅利用更省时省力。

三是对于我上面谈到的第三个问题，先将两办文件按年度、按作者排，在同一作者中划分期限，同一期限中将同一事由放在一起，也就是说同年度、同作者、同期限中将同一事由放在一起，再按作者级别将同一期限的放在一起，很简单很方便，也很利于查阅利用，给信息化录入、网上查阅提供了方便。所以说，现在的档案整理不仅仅是整理工作，而是要与档案信息化录入、扫描、网上查阅结合起来，才能使信息化的查阅服务再上一个新的台阶。

信息化录入、扫描是档案工作未来发展的方向。2018年我编了一本《档案法律法规与档案整理实务汇编》，在整理的同时认真地学习了一遍，悟出了一个道理：有些内容都是已经废止了的，但我还要编进去，就是从中可以看出档案事业的发展和方向。今后档案工作要再上一个新台阶，创出一条新思路，搭建一个更好的服务平台，就要在档案指导、整理的方案上多思考，在原办法的基础上，将档案整理的规范细节更细化更创新。一句话：指导是前提，整理是关键，录入是核心，服务群众查阅是目的。

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